Hoe plan je de nieuwe polikliniek met zorg op locatie en op afstand
aanleiding: De coronacrisis levert ook op planningsgebied blijvende innovaties op
Als gevolg van de coronacrisis is digitalisering van de zorg in een stroomversnelling gekomen. De impact is blijvend en resulteert in nieuwe planuitdagingen om fysieke zorg en zorg op afstand slim te combineren. Aan het fundament van de oplossing werd al tijdens de coronacrisis gewerkt: in een samenwerking van de Universiteit Twente, UMC Utrecht, de Sint Maartenskliniek en Rhythm, met steun van ZonMw. Samen ontwikkelden we slimme technologie waarmee beide ziekenhuizen de volledige polizorg konden blijven bieden tijdens de tweede golf. Een oplossing die ook na de coronacrisis waardevol blijkt om de capaciteit van ziekenhuizen zo goed mogelijk te benutten.
aanpak: vijf stappen om een blauwdruk te creëren met behulp van wiskundige modellen
De aanpak doorloopt een vijftal stappen. We starten bij het in kaart brengen van de zorgvraag: hoeveel patiënten verwachten we op de poli? Vindt er nog een afspraak plaats voor of na het policonsult, zoals een bloedonderzoek of een dagbehandeling? De logische vervolgstap is om de capaciteiten in kaart te brengen: hoeveel policonsulten kunnen er plaatsvinden? Welke capaciteit is er in de wachtruimte. Op basis van al die kennis definiëren we welke scenario’s we met het model willen doorlichten, zoals: wat als we patiënten verplichten alleen te komen? Wat als we patiënten een dag later laten terugkomen voor hun vervolgafspraak? Op dit vlak verschillen ziekenhuizen en afdelingen typisch in de vraagstelling die ze hebben, als gevolg van het type zorg dat geleverd wordt. Het model dat is ontwikkeld kan vervolgens gebruikt worden om die verschillende scenario’s door te rekenen en een objectief beeld te vormen over de voor- en nadelen van verschillende situaties. Dit resulteert typisch in nieuwe vragen en scenario’s om te evalueren. De bevindingen komen samen in een finaal advies voor de blauwdruk van het spreekuur van de polikliniek. Dit is het startpunt voor de implementatie.
resultaat: een blauwdruk met 100% van de consulten ondanks beperkte capaciteit
Door de maximale capaciteit van de polikliniek te benutten kon de planbare zorg tijdens de crisis op pre-covidniveau worden gehouden. Zowel UMCU als SMK konden namelijk aantoonbaar hetzelfde aantal afspraken realiseren als vóór de coronacrisis, ondanks de beperkingen op de wachtkamer. 70 tot 90% van de afspraken kan daarbij daadwerkelijk op de polikliniek plaatsvinden. In combinatie met beeldbellen kunnen de ziekenhuizen dus 100% van de consulten doen.
Door slim plannen is afschalen van zorg minder nodig
Hoe data science helpt de druk op de zorg te verlichten
Richard Boucherie is hoogleraar Stochastic Operations Research aan de Universiteit Twente, en mede-oprichter van onderzoeksgroep CHOIR. Daarmee probeert hij praktische oplossingen in capaciteitsmanagement voor de zorg te genereren – iets wat zeker tijdens de coronacrisis goed van pas kwam. “Het afschalen en opstarten van de zorg is actueel natuurlijk een groot thema. Maar waarom zou je afschalen als met slimmer plannen afschalen niet nodig is?”
Door slim plannen is afschalen van zorg minder nodig
Meteen vanaf het moment dat corona enorme impact leek te gaan hebben op de gezondheidszorg is Richard Boucherie met zijn onderzoeksgroep gaan kijken op welke manier zij ondersteuning zouden kunnen bieden. Zo hebben ze onder meer geholpen bij de voorspelling van de bezetting van covid-IC’s. “We hebben ook een project gedaan op het gebied van het opstarten van een ziekenhuis, wanneer er na een covid-golf weer meer capaciteit beschikbaar komt. Er is een wachtlijst opgebouwd en als je weer opschaalt heeft dat onder meer impact op de OK, de verpleegafdeling, de polikliniek en de diagnostiek. Alle schakels in de keten moeten op het juiste moment beschikbaar zijn. Dat is een hele puzzel.
Door optimalisatie van weekschema’s meer rust en regelmaat in revalidatiezorg
uitdaging: multidisciplinair traject voor patiënten door revalidatieartsen en paramedici
Precies de juiste zorg op het juiste moment bieden is voor een grote revalidatiekliniek niet eenvoudig. Daarom ontwikkelden Rhythm en de Sint Maartenskliniek in Nijmegen samen een ijzersterke planmethode, met toepassing van wiskundige kennis. Het resultaat? Meer patiënten krijgen de beloofde zorg en weten beter waar ze aan toe zijn. Medewerkers ervaren meer rust. Planners hebben beter overzicht. En de productiviteit van therapeuten is gestegen.
aanpak: van wetenschappelijke inzichten naar praktische planmethode
Met teamwerk, data-analyse en wiskundige optimalisatie ontwikkelden we, de Maartenskliniek met Rhythm, een effectieve planmethode en ondersteunende technologie. We richtten zorgvuldig een nieuwe werkwijze in. Geïnteresseerd hoe we dat deden? Klik door op onderstaande link
resultaat: succes op vele fronten
Afdelingshoofd unit Houding & Beweging en LEC: "Doordat er nu een basisrooster ligt, kunnen nieuwe groepstherapieën sneller en efficiënter ingepland worden, waarbij conflicten direct zichtbaar zijn en opgelost kunnen worden. Daarnaast kan nu goed bijgehouden worden als groepsfrequenties verminderd kunnen worden, vanwege minder aanvraag, of als er bepaalde groepen juist extra gepland moeten worden, als een bepaalde therapie veel aangevraagd wordt. Hierdoor blijft er een goede balans."
Het Wilhelmina Kinderziekenhuis
aanleiding
De komst van het Princes Maxima Centrum (PMC) voor kinderoncologie naar het Wilhelmina Kinderziekenhuis (WKZ) resulteert in een forse groei van het aantal OK-zittingen in het WKZ. Tegelijkertijd leidt de regionale functie t.a.v. zwangerschapscomplicaties ertoe dat directe toegang tot de OK voor een (spoed)keizersnede gegarandeerd moet worden. WKZ vraagt Rhythm om een gedegen kwantitatieve analyse ter ondersteuning van de besluitvorming rondom het benodigde aantal OK’s uit te voeren en de bijbehorende capaciteitsplanning.
aanpak
Een projectteam, bestaande uit medewerkers bedrijfsvoering, medische staf, ondersteunende staf en zorglogistieke experts van Rhythm stelt verschillende alternatieven voor de capaciteitsplanning op (bijv. openingstijden, toewijzing spoed-OK’s en case-mix verschuiving). Rhythm brengt de proces- en planningskarakteristieken in kaart en gebruikt een simulatiemodel om de verwachte prestatie van de opgestelde alternatieven te evalueren.
resultaat
De uitgevoerde analyse helpt het WKZ te besluiten de OK-capaciteit uit te breiden middels nieuwbouw. Daarnaast heeft de analyse aangetoond dat het grote aantal spoedkeizersneden een geoormerkte spoed-OK voor Obstetrie noodzakelijk maakt om goede patiëntenzorg te waarborgen.
Het Deventer Ziekenhuis
aanleiding
Het Deventer Ziekenhuis ervaart knelpunten in de toewijzing van kamers aan poliklinische activiteiten. Vakgroepen vermoeden dat een verbouwing nodig is om het ruimtegebrek op te lossen. Het Deventer Ziekenhuis vraagt Rhythm om ondersteuning bij de analyse van de huidige knelpunten en van het benodigde aantal polikliniekkamers.
aanpak
Een gezamenlijk projectteam inventariseert de huidige en toekomstige vraag naar ruimte voor activiteiten op de polikliniek, zoals consulten en behandelingen. Voor ieder type activiteit wordt gespecificeerd aan welke randvoorwaarden een ruimte voor desbetreffende activiteit moet voldoen. Ook inventariseert het projectteam de beschikbaarheid en uitrusting van de polikliniekkamers en de huidige toewijzing aan activiteiten. Rhythm begeleidt de inventarisatie en voert vervolgens een statistische analyse van vraag en aanbod van polikliniekkamers uit. De resultaten worden uitgesplitst naar dagdelen en vakgroep.
resultaat
Rhythm heeft uitgerekend dat met het huidige aantal polikamers en met een andere toewijzing van kamers aan activiteiten een verbouwing niet nodig is. Het projectteam stelt oplossingsrichtingen voor, waaronder het delen van polikliniekkamers met meerdere vakgroepen in een gang en zelfs verplaatsen van vakgroepen naar andere gangen. Een van de oplossingsrichtingen is door het Deventer Ziekenhuis verder uitgewerkt en ingevoerd.
Het King Fahad Medical City (KFMC)
aanleiding
Het King Fahad Medical City (KFMC) in Saoedi Arabië wenst de toegang tot chirurgische zorg en de benutting van de operatiekamers te verbeteren. KFMC wil als eerste stap graag haar inzicht in prestaties zoals toegang en benutting verscherpen en tot ideeën voor verbetering komen.
aanpak
Een team, samengesteld uit afgevaardigden van KFMC en Rhythm, stelt prestatie-indicatoren voor het OK-complex op en komt samen tot eenduidige definities en meetwijzen van deze KPI’s. De experts van Rhythm destilleren de benodigde data uit het ziekenhuis databasesysteem. Met behulp van een uitvoerige kwantitatieve prestatie-analyse wordt de prestatie van het OK-complex transparant gemaakt en besproken met KFMC. Dit opent de mogelijkheid voor het opstellen van het stappenplan voor de verbetering van de prestatie van het OK-complex.
resultaat
De uitgevoerde analyse biedt het KFMC de mogelijkheid de prestatie van het OK-complex vanuit meerdere perspectieven te beschouwen en de juiste balans te vinden tussen soms tegenstrijdige KPI’s. Het stappenplan bestaat uit interventies die het management zonder voorbereiding direct kan toepassen (“quick wins”), terwijl voor meer complexe interventies een programmaplan is opgesteld.
Wilhelmina Kinderziekenhuis
“Optimalisatie van
beschikbare capaciteit
van het OK-centrum”
Nieuwsgierig
Wij werken bij Rhythm om altijd te mogen blijven leren. Op zoek naar slimme ideeën om zorgverlening te optimaliseren trekken we graag met u op. Uit deze interactie kan vernieuwing tot stand komen.
Slim
Samen met zorgprofessionals, wetenschappers, en IT-specialisten bedenken we manieren om slimmer te werken, niet harder.
Maatwerk
Hoewel de achterliggende wiskundige principes breder toepasbaar zijn, is een analyse of oplossing nooit generiek en wordt deze door ons specifiek voor de kenmerken van uw organisatie uitgewerkt.
over rhythm
rhythm helpt zorginstellingen betere zorg te verlenen tegen lagere kosten
Rhythm is een initiatief van de onderzoeksgroep CHOIR van de Universiteit Twente en ORTEC, en gebruikt wetenschappelijke kennis op het gebied van zorglogistiek om te komen tot in de praktijk implementeerbare oplossingen. Rhythm helpt hiermee zorginstellingen de besturing van hun dienstverleningsprocessen te optimaliseren.
+31 (0) 88 - 678 32 65
