PM-2019-13: Definisjon av utførte årsverk

ForfatterStatens personalhåndbok – Personalmeldinger
Dato2019-11-27
PublisertPM-2019-13
SammendragTil: Statsforvaltningen og Riksrevisjonen.

PM-2019-13 Definisjon av utførte årsverk

Dato: 27.11.2019

Til: Statsforvaltningen og Riksrevisjonen

Formål

Antall ansatte og årsverk i statlige virksomheter er nøkkeltall som brukes i mange sammenhenger. De er viktig å ha en omforent forståelse av disse størrelsene når en skal vurdere om ressursbruken er effektiv i og mellom statlige virksomheter, og over tid i den enkelte virksomhet.

Statistisk sentralbyrå (SSB) publiserer opplysninger om størrelsene antall ansatte og avtalte årsverk, i statlige virksomheter. Disse opplysningene samles inn gjennom a-ordningen. Det samles imidlertid ikke inn sentrale tall som synliggjør hvor mange «utførte årsverk» virksomhetene faktisk benytter. Med utførte årsverk menes årsverkstall som justeres for ulike former for merarbeid eller fravær.

Størrelsene antall ansatte og avtalte årsverk som SSB publiserer er innarbeidede og definerte størrelser, men det eksisterer ikke entydig felles definisjon på utførte årsverk. Dette har ført til ulik praksis, noe som har begrenset muligheten for å sammenlikne ressursinnsats på tvers av virksomheter.

Målet med en felles definisjon av utførte årsverk er å sikre ensartet forståelse av rapporterte årsverkstall i årsrapporten, og få et bedre sammenlikningsgrunnlag mellom statlige virksomheter, for eksempel i statsregnskapet.no.

Dagens veiledningsmateriale til årsrapporten og årsregnskap fra DFØ anbefaler at årsverkstall omtales både i årsrapportens del II Introduksjon til virksomheten og hovedtall (i presentasjon av nøkkeltall) og del VI årsregnskapet (i note 2).

Årsverkstall kan også brukes for å beregne ulike økonomiske nøkkeltall, f.eks. reisekostnad per årsverk. Statsregnskapet.no har en funksjonalitet for sammenligning på tvers av virksomheter, der blant annet nøkkeltall basert på årsverk er lagt inn.

Definisjon av utførte årsverk

Et årsverk defineres som en person i 100% stilling i et helt år. Andre periodiske arbeidsverksmålinger (måned, kvartal, tertial) defineres som 100% stilling i hele den aktuelle perioden. Dette utgjør grunnlaget for beregning av utført årsverk.

Ved beregning av utførte årsverk kommer reisetid, overtid og annet betalt merarbeid, som er avtalt og godkjent, til utbetaling i tillegg. Tillegg for merarbeid skal være i forhold til den ansattes arbeidstidsavtale, målt opp mot en full stilling.

Beregningen av utførte årsverk påvirkes ikke av ferieavvikling, hjemmekontor, eller opparbeiding og avvikling av reisetid, overtid og fleksitid til avspasering. Fravær på mindre enn en dag regnes ikke med ved beregning av utførte årsverk. Alt annet fravær på en dag eller mer kommer til fratrekk ved beregning av utførte årsverk. Om fraværet er med eller uten lønn har ingen betydning.

Effekt av fravær i beregningen av utførte årsverk tar utgangspunkt i kalenderdager. Fraværsprosent skal inngå i beregningen.

Tiltredelses- og fratredelsestidspunkt i løpet av måneden beregnes også med utgangspunkt i kalenderdager.

Måling av uførte årsverk
Utvalget
Skal regnes medAlle virksomhetens ansatte, inkludert tidsbegrensede ansettelser (vikarer, ekstrahjelp og andre typer midlertidighet)
Skal ikke regnes medInnleide arbeidstakere som betales over faktura.
Personer på ulike tiltak der virksomhetene ikke foretar utbetaling. Statsråder, statssekretærer og politiske rådgivere, og dessuten andre grupper som er unntatt ihht statsansatteloven med forskrift.
Utførte årsverk
Grunnlag for beregningEt årsverk, beregnes som
ansettelsesperiode x deltidsprosent/100.

Tilgang og avgang i løpet av året ivaretas ved at det kun beregnes årsverk for faktisk ansettelsesperiode. (Fridager ivaretas ved at deltidsprosent inngår i beregningen).
Tillegg til årsverketMertid, reisetid og overtid som er avtalt med arbeidsgiver og godkjent for utbetaling.
Fratrekk fra årsverketFravær som den ansatte har søkt om og som er godkjent av arbeidsgiver. Det skilles ikke mellom fravær med og uten lønn. Det gjøres ikke fratrekk for fravær som er mindre enn èn hel dag. Det gjøres ikke fratrekk for ferie.

Avspasering, tjenestereiser​1 , hjemmekontor etc. anses ikke som fravær og skal ikke være med i beregningen. Det gjelder også avspaseringstimer til gode. Manglende registrering/ikke registrerte timer påvirker heller ikke beregningen.
MåleperiodeKalenderåret:
01.01. – 31.12.
Sum utførte årsverk som er utført i virksomheten i løpet av året. (Rapporten bør tas ut/beregning gjøres etter at korrigeringer o.l. er gjort, i praksis vil det si medio februar året etter, slik at utførte årsverk kan inngå i virksomhetenes årsrapport).
1Jf. at reisetid som utbetalt arbeidstid regnes med.

Ikrafttredelse

Statlige virksomheter må sørge for at denne definisjonen brukes ved rapportering av utførte årsverk fra årsrapporten 2019, eller senest fra og med regnskapsåret 2020.

Etter fullmakt

Gisle Norheim
statens personaldirektør

Yvonne Larssen
avdelingsdirektør

Eventuelle henvendelser: arbeidsgiver.difi.no