Inkoop- en aanbestedingsbeleid Veiligheidsregio Groningen

In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt gebruik gemaakt van de navolgende definities:

In het Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoop- en aanbestedingsproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop bij Veiligheidsregio Groningen plaatsvindt. Veiligheidsregio Groningen leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen en beleidskeuzes na (zie verder hoofdstuk 2). Contractmanagement is een belangrijk onderdeel van het beleid. In het inkoopproces levert de stap ‘contracteren’ een contract op met een leverancier, waarmee de gemaakte afspraken op papier staan. Contractmanagement ziet er op toe dat wat met het contract wordt beoogd ook daadwerkelijk wordt bereikt. Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient Veiligheidsregio Groningen continu bezig te zijn met het verbeteren van de Inkoopprocessen. Dit beleid draagt bij aan het realiseren van de doelen van het algemeen beleid van Veiligheidsregio Groningen.

Om nadere invulling te geven aan de uitvoering van de Aanbestedingswet 2012 is het nodig om het op 5 april 2019 in werking getreden Inkoop- en aanbestedingsbeleid te actualiseren. Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid is beschikbaar op www.veiligheidsregiogroningen.nl.

Veiligheidsregio Groningen gaat bij het inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende punten:

• 1.

  Juridische uitgangspunten: welke wet- en regelgeving en voorwaarden zijn van toepassing op inkoop en aanbesteden en hoe gaat Veiligheidsregio Groningen daarmee om? Op welke manier worden klachten behandeld? (hoofdstuk 3);

• 2.

  Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat Veiligheidsregio Groningen om met de maatschappij en het milieu in haar Inkoopproces? (hoofdstuk 4);

• 3.

  Economische uitgangspunten: hoe gaat Veiligheidsregio Groningen om met de markt en leveranciers? (hoofdstuk 5);

• 4.

  Organisatorische uitgangspunten: hoe is het inkoop- en aanbestedingsproces georganiseerd en welke eisen en criteria worden door Veiligheidsregio Groningen gesteld (hoofdstuk 6). Op welke manier is contract- en leveranciersmanagement georganiseerd? (hoofdstuk 7).

Met het inwerkingtreden van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid d.d. 2 juli 2021 vervalt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid d.d. 5 april 2019.

Veiligheidsregio Groningen wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed.

• Veiligheidsregio Groningen leeft daartoe toepasselijke wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Veiligheidsregio Groningen efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Veiligheidsregio Groningen houdt daarbij in het oog dat er, voor zover mogelijk binnen de gegeven omstandigheden, voor (regionale) ondernemers voldoende toegang is tot opdrachten van Veiligheidsregio Groningen.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

• Professionaliteit houdt onder meer in dat op weloverwogen en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen Veiligheidsregio Groningen en de Opdrachtnemer. Veiligheidsregio Groningen spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs kwaliteitverhouding.

• Bij het inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan Veiligheidsregio Groningen ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. De kwaliteit en betrouwbaarheid van de te verwerven Werken, Leveringen en Diensten spelen een belangrijke rol.

• d.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van Veiligheidsregio Groningen.

• Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van Veiligheidsregio Groningen en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds afgeleid van de doelstellingen en beleidskeuzes van Veiligheidsregio Groningen.

• e.

  Veiligheidsregio Groningen stimuleert innovatiegerichte inkopen waarbij aanbieders ruimte wordt geboden om innovatieve oplossingen aan te dragen.

• De overheid kan door haar enorme koopkracht de Nederlandse economie een krachtige impuls geven voor de ontwikkeling van innovatieve producten, processen en diensten. Door Werken, Leveringen of Diensten innovatiegericht in te kopen stimuleert Veiligheidsregio Groningen bedrijven om te innoveren en heeft zij zelf profijt van de resultaten van innovatieprojecten.

• f.

  Het Inkoop- en aanbestedingsbeleid draagt bij aan het realiseren van het algemene beleid van Veiligheidsregio Groningen.

• De inkoopactiviteiten sluiten aan bij het algemene beleid van Veiligheidsregio

• Groningen en zorgen er mede voor dat dat beleid kan worden uitgevoerd.

• g.

  VRG streeft naar optimaal contractmanagement

• Veiligheidsregio Groningen wil met contractmanagement waarborgen dat overeenkomsten volledig worden benut (onder meer: geleverd krijgen wat er is afgesproken en het voorkomen van maverick buying) en daarmee voldoen aan de inkoop- en organisatiedoelstellingen.

Om voorgenoemde doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.

3.1 Wetgeving

Veiligheidsregio Groningen leeft relevante wet- en regelgeving na. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wetgeving is:

• a.

  Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit (AMvB):

• dit wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• b.

  Europese wet- en regelgeving:

• wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• c.

  Burgerlijk Wetboek:

• het wettelijke kader voor overeenkomsten.

• d.

  Wet veiligheidsregio’s:

• het wettelijke kader voor de veiligheidsregio’s.

• e.

  Algemene wet Bestuursrecht:

• de algemene regels voor de verhouding tussen de overheid en de individuele burgers.

Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Veiligheidsregio Groningen restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving niet wordt nageleefd.

3.2 Regelgeving

Naast naleving van wetten streeft Veiligheidsregio Groningen ernaar zich te conformeren aan onderstaande documenten, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.

• a.

  de Gids Proportionaliteit;

• b.

  Aanbestedingsreglement Werken 2016 (‘ARW 2016’);

• c.

  Besluit vaststelling Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken en van technische installatiewerken 2012 UAV 2012) en de Uniforme Administratieve voor geïntegreerde contracten 2005 (UAV-gc 2005) voor zover daarvan in concrete situaties niet wordt afgeweken.

Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd.

3.3 Voorwaarden

Veiligheidsregio Groningen hanteert de volgende voorwaarden:

• a.

  Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten van Veiligheidsregio Groningen 2014;

• b.

  de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT). Deze voorwaarden worden bij aanschaf van IT producten of dienstverlening gehanteerd.

3.4 Overig

Iedere aanbestedende dienst dient een klachtenloket in te stellen, bestaande uit onafhankelijke personen, dat wil zeggen personen die niet bij de aanbesteding betrokken zijn.

Een klacht moet gaan over een handelen of nalaten van Veiligheidsregio Groningen met betrekking tot de Aanbestedingswet of de aanbestedingsbeginselen. Een klacht moet gaan over een specifieke aanbestedingsprocedure, niet over algemeen aanbestedingsbeleid. Een klacht zet de aanbestedingsprocedure niet stil.

In verband met het voorgaande is door Veiligheidsregio Groningen het “Reglement klachtenafhandeling bij (EU) aanbestedingen door veiligheidsregio’s” van toepassing verklaard. Deze klachtenregeling voorziet in de instelling van een Klachtenmeldpunt bij Instituut Fysieke Veiligheid (IFV). De klachtenregeling is te vinden op de website van IFV.

Op landelijk niveau is een commissie van aanbestedingsexperts ingesteld. Deze commissie beslist over klachten over aanbestedingen. In beginsel wordt een ondernemer verzocht zijn klacht eerst bij het klachtenmeldpunt van het IFV in te dienen en deze klacht pas aan de commissie van aanbestedingsexperts voor te leggen als de aanbestedende dienst hetzij op de klacht heeft beslist, hetzij in gebreke blijft om binnen redelijke tijd die beslissing te nemen.

3.5 Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van wettelijke voorschriften en het Mandaatoverzicht, de budgethoudersregeling en de procuratieregeling van Veiligheidsregio Groningen. Veiligheidsregio Groningen wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming.

3.6 Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van het beleid dienen alleen in uitzonderlijke gevallen te worden toegestaan. Voor aanbesteding van opdrachten boven de Europese drempelbedragen gelden de uitzonderingen als vermeld in de Aanbestedingswet 2012. Of afwijking op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid in een concreet geval is toegestaan, is ter beoordeling aan het Management Team (MT) van Veiligheidsregio Groningen. Afwijkingen op het Inkoop- en aanbestedingsbeleid worden middels een interne memo ter vaststelling voorgelegd aan het MT.

3.7 Aanpassen beleid en het vaststellen van uitvoeringsrichtlijnen

Jaarlijks wordt het Inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd en voorgelegd aan het MT. Significante wijzigen worden ter vaststelling aan het Algemeen Bestuur van Veiligheidsregio Groningen voorgelegd.

4.1 Integriteit

• a.

  Veiligheidsregio Groningen stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop.

• De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde NEVI Gedragscode. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  Veiligheidsregio Groningen contracteert enkel integere ondernemers.

• Veiligheidsregio Groningen wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

  Als er reële vermoedens zijn dat de (veel) te hoge inschrijfbedragen verband houden met onregelmatigheden aan de zijde van de inschrijver(s), zoals vooroverleg en/of prijsafspraken tussen inschrijvers, zal de Vakspecialist Inkoop aan de directeur een voorstel doen om daarvan melding te doen bij de Nederlandse Mededingingsautoriteit (NMa).

4.2 Duurzaam inkopen

• a.

  Bij inkopen neemt Veiligheidsregio Groningen duurzaamheidsaspecten in acht.

• Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het Inkoopproces. Veiligheidsregio Groningen streeft ernaar zo hoog mogelijke duurzaamheidscriteria te stellen. Daarbij wordt op basis van een marktverkenning onderzocht of voldoende marktpartijen hieraan kunnen voldoen en of te stellen duurzaamheidseisen wel proportioneel zijn.

• b.

  Inkoop vindt op een maatschappelijk verantwoorde wijze plaats.

• Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsre-integratie, arbeidsomstandigheden en social return. Niet iedereen doet even gemakkelijk mee aan het arbeidsproces. De overheid wil daarom bij het verstrekken van inkoopopdrachten de Opdrachtnemer verplichten of stimuleren bij de uitvoering daarvan ook kwetsbare groepen op de arbeidsmarkt te betrekken. Zo krijgen langdurig werklozen en gedeeltelijk arbeidsgeschikten een kans te re-integreren of werkervaring op te doen. Dit versterkt hun positie op de arbeidsmarkt. Deze aanpak wordt social return genoemd. Social return is in principe mogelijk bij alle inkoopprocedures onder én boven de Europese aanbestedingsdrempel. Social return bij inkoop kan op verschillende manieren worden vormgegeven. In het geval van een Europese aanbestedingsprocedure dient uiteraard rekening gehouden te worden met de geldende juridische kaders. Vaak wordt social return toegepast in de vorm van een contracteis (meestal als '5%-regeling'), maar er zijn meer mogelijkheden, bijvoorbeeld:

  • •

    in de vorm van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden;

  • •

    in de vorm van gunningscriteria;

  • •

    een opdracht of percelen uit een opdracht voorbehouden aan SW-bedrijven;

  • •

    kleine percelen via de percelenregeling uit de aanbesteding te houden, zodat die via een onderhandse procedure bij geselecteerde sociale ondernemers kunnen worden geplaatst.

• Veiligheidsregio Groningen zal zich inspannen om langdurig werklozen en/of arbeidsgehandicapten in te schakelen bij de uitvoering van Werken, Leveringen en Diensten. Met betrekking tot het inschakelen van arbeidsgehandicapten creëert Veiligheidsregio Groningen de juiste omstandigheden om dat goed te kunnen faciliteren. Per opdracht zal gelet op de aard daarvan worden getoetst of aan deze inspanningsverplichting inhoud kan worden gegeven.

4.3 Innovatie

Veiligheidsregio Groningen moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Veiligheidsregio Groningen ruimte aan de Ondernemer om (ook) een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

5.1 Product- en/of marktanalyse

Inkoop vindt plaats op basis van voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

Veiligheidsregio Groningen acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product- en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’. Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt, de ondernemers die daarin opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel zijn van de marktanalyse. Indien er met betrekking tot de aard van de opdrachtverlening voldoende bekendheid is welke partijen in de markt opereren kan worden afgezien van een product- of marktanalyse.

5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  Veiligheidsregio Groningen acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers aan Veiligheidsregio Groningen niet wenselijk.

• Veiligheidsregio Groningen streeft ernaar dat ondernemers niet afhankelijk van haar zijn. Veiligheidsregio Groningen moet in beginsel namelijk vrij zijn in het maken van haar keuzes bij Inkoop en contractering (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Opdrachtnemer(s) met inachtneming van de (Europese) wet- en regelgeving).

• b.

  Veiligheidsregio Groningen streeft er zoveel mogelijk naar onafhankelijk te zijn van Ondernemers.

• Gedurende de contractperiode kan bij Veiligheidsregio Groningen afhankelijkheid ontstaan van Opdrachtnemer. Die afhankelijkheid van Opdrachtnemer mag echter niet zo ver strekken dat Veiligheidsregio Groningen daardoor beperkt wordt in haar keuze bij contractering. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

5.3 Regionale economie en MKB

Veiligheidsregio Groningen ondersteunt de regionale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.

Veiligheidsregio Groningen zoekt actief naar mogelijkheden voor ondersteuning van de regionale economie en doet dit binnen de bestaande regelgeving en zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. Regionale Ondernemers hebben in beginsel geen bevoorrechte positie ten opzichte van andere Ondernemers. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met de regionale economie en regionale ondernemers. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van de Inkoop. De regionale economie omvat in dit kader de provincies Groningen, Friesland en Drenthe.

Veiligheidsregio Groningen steunt het midden- en kleinbedrijf (MKB).

Veiligheidsregio Groningen steunt de positie van het MKB. Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Veiligheidsregio Groningen steunt het MKB door zo mogelijk gebruik te maken van percelen in aanbestedingen en het stimuleren van het aangaan van combinaties en onder-aanneming.

6.1 Inkoopfunctie

De inkoopfunctie binnen Veiligheidsregio Groningen is centraal georganiseerd. De centrale adviesfunctie inkoop en aanbesteding heeft de regie over het proces. De sectoren en teams binnen Veiligheidsregio Groningen zijn verantwoordelijk voor de aanbesteding (o.a. projectleider) en de inhoudelijke en technische specificaties.

Veiligheidsregio Groningen streeft naar het continue optimaliseren van het inkoopproces en het leveren van een bijdrage aan de algemene doelstellingen van de Veiligheidsregio Groningen.

6.2 Bepalen van de inkoopprocedure

Bij het bepalen van de inkoopprocedure hanteert Veiligheidsregio Groningen de volgende methode:

Veiligheidsregio Groningen zal – met inachtneming van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit – bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. In dat laatste geval kan Veiligheidsregio Groningen ook kiezen voor een andere procedure.

Schema 1: Drempelbedragen inkoopprocedures

Enkelvoudig onderhands (buiten een contract)

Veiligheidsregio Groningen heeft de mogelijkheid om zonder Offerte Werken, Leveringen of Diensten af te nemen. Ook heeft Veiligheidsregio Groningen de mogelijkheid minimaal bij één Ondernemer een Offerte op te vragen.

Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag

Bij een Meervoudig onderhandse procedure worden minimaal drie en maximaal vijf leveranciers benaderd om een Offerte in te dienen. De keuze voor de geselecteerde Ondernemers dient gemotiveerd te zijn.

Nationaal aanbesteden

Onder de (Europese) drempelbedragen zal Veiligheidsregio Groningen conform het schema “Drempelbedragen inkoopprocedures” overheidsopdrachten voor Werken nationaal openbaar aanbesteden.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen zal Veiligheidsregio Groningen in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving (zie paragraaf 3.6).

6.3 Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de overheidsopdracht of raamovereenkomst. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Veiligheidsregio Groningen wil niet het risico lopen dat verplichtingen niet kunnen worden nagekomen. De raming van de waarde van de opdracht is inclusief alle (meerwerk)opties en verlengingsmogelijkheden. Bijzondere regels voor waardebepaling staan in de artikelen 2.17, 2.20 en 2.21 Aanbestedingswet 2012.

6.4 Samenwerken

Veiligheidsregio Groningen streeft zoveel mogelijk naar samenwerking bij inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerken binnen de eigen organisatie als voor samenwerken met andere veiligheidsregio’s (al dan niet via het IFV) of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden met betrekking tot inkoop kunnen structureel zijn of incidenteel, maar hebben alle ten doel om door middel van samenwerking (inkoop)voordelen en kennisdeling voor alle deelnemende partijen te realiseren. De samenwerking leidt niet tot het onnodig clusteren van opdrachten.

7.1 Contractmanagement

Veiligheidsregio Groningen streeft naar een optimale inkoop door opdrachten conform haar inkoopdoelstellingen in de markt te zetten. Contractmanagement is een belangrijk onderdeel van het inkoopproces. Onder contractmanagement wordt verstaan: het geheel van activiteiten gericht op het wederzijds (doen) nakomen van afspraken tussen Veiligheidsregio Groningen en haar leveranciers, zodanig dat maximale waarde voor Veiligheidsregio Groningen wordt gecreëerd met inachtneming van de beginselen van proportionaliteit. Contractmanagement ziet op het hele proces; het afsluiten van een contract, de uitvoering van het contract én tenslotte de beëindiging daarvan.

Doelstelling

Het beheersen van contracten en contacten met externe leveranciers moet leiden tot het waarborgen van kwaliteit, stabiliteit en continuïteit van de dienstverlening van leveranciers aan Veiligheidsregio Groningen en het zo mogelijk reduceren van kosten. Risico’s worden beperkt, contractafspraken nagekomen en (operationele en financiële) prestaties gemaximaliseerd.

Intern zijn rollen, taken en verantwoordelijkheden belegd en wordt op een efficiënte wijze aandacht gegeven aan de naleving van contracten en onderhouden van leveranciersrelaties.

Inrichting contractmanagement

Contractmanagement is bij Veiligheidsregio Groningen decentraal belegd bij afdelingen c.q. sectoren. Afdeling Inkoop is verantwoordelijk voor het contractbeheer en fungeert, net als de afdeling Juridische Zaken, als sparringpartner voor contractmanagers.

7.2 Rollen en verantwoordelijkheden

Veiligheidsregio Groningen kent de volgende rollen met bijbehorende en verantwoordelijkheden:

Contracteigenaar:

Degene die eindverantwoordelijk is voor het afsluiten van het contract, de behoefte voor het contract bepaalt en het budget in zijn/haar beheer heeft. Bevoegdheid tot het aangaan van privaatrechtelijke overeenkomsten en ondertekening, verlenging en/of opzegging daarvan geschiedt conform mandaatregeling.

Uitgangspunt: een MT-lid is altijd contracteigenaar, maar volmacht is en kan worden verleend aan andere functies binnen Veiligheidsregio Groningen.

Contractmanager:

Degene die op tactisch/inhoudelijk niveau verantwoordelijk is voor een contract. Een contractmanager is verantwoordelijk voor het proces waarbij contracten worden bewaakt, teneinde volledige benutting van een contract en naleving van afspraken te bewerkstelligen. De contractmanager wordt aangewezen door de contracteigenaar.

Inhoudsdeskundige/gebruiker:

Degene die betrokken is bij of uitvoering geeft aan het operationele/inhoudelijke deel van het contract. Hij informeert en raadpleegt de contractmanager en vice versa.

Contractbeheerder:

Degene die verantwoordelijk is voor het registreren en archiveren van (data uit) contracten, het bewaken en signaleren van expiratiedata van contracten. De contractbeheerder is dus ondersteunend aan de contracteigenaar en contractmanager.

7.3 Contractmanagementproces

Veiligheid Groningen streeft er altijd naar om afspraken na te komen en verwacht ook nakoming van haar leveranciers. Hierin is een grote rol voor de contractmanager weggelegd.

Tijdens de looptijd van het contract ziet de contractmanager toe op de juiste en tijdige uitvoering van de contractafspraken, daarbij ondersteund door de contractbeheerder. Het onderhouden van een goede relatie met de leveranciers is essentieel. Eventuele disputen over contractafspraken worden bij voorkeur in goed overleg opgelost. Wanneer een minnelijke oplossing niet mogelijk is, zal Veiligheidsregio Groningen op initiatief van de contractmanager ook verdergaande juridische stappen (kunnen) ondernemen. Zij heeft immers naast haar eigen belangen, de verantwoordelijkheid om op juiste wijze om te gaan met de haar toevertrouwde gemeenschapsgelden. Vanzelfsprekend houdt Veiligheidsregio Groningen daarbij altijd rekening met bijzondere omstandigheden van een geval.

Juist ingericht en uitgevoerd contractmanagement is voor dit proces essentieel.