Inhoud
FYI: SAVE the date - LIBISnet Gebruikersdag
Vooraf
Via deze nieuwsbrief willen we alle
LIBISnet-catalografen informeren over wat er
beweegt binnen ons netwerk, in de eerste
plaats op het vlak van resource management.
Hoewel niet steeds even zichtbaar wordt er
voortdurend gezocht naar mogelijkheden om ons
werk efficiënter, kwaliteitsvoller maar ook
aangenamer te maken. De LIBISnet Werkgroep
Resource Management en de deelwerkgroepen
zoeken naar antwoorden en oplossingen en de
neerslag daarvan kan je hieronder lezen.
Vergeet ook niet regelmatig door te klikken op
de links die je naar de relevante pagina's op
libis.helpdocs.com leiden!
Het einde van 2022 is ondertussen ook zeer
nabij. We wensen je alvast een deugddoende
kerstvakantie en het allerbeste voor 2023
wensen!
Implementatie PrimoVE: aandachtspunten
voor catalografen
In september werd in de meeste Institution
Zones overgeschakeld van de 'oude' Limo (of
Limo classic) die de Primo-software
gebruikte naar de 'nieuwe' Limo op basis van
PrimoVE. Deze overschakeling is vlot verlopen,
niet in het minst omdat een aantal
aanpassingen op vlak van regelwerk en
workflows in Alma die eerder dit jaar via
workshops en documentatie onder de
LIBISnet-catalografen werden verspreid, over
het algemeen goed worden opgevolgd.
We willen hier wel nog een aantal punten in
herinnering brengen die - zo bleek uit enkele
steekproeven - nog niet altijd worden
toegepast.
Het gebruik van de velden 100/110 en
700/710
Sinds enkele maanden voeren we waar
nodig/mogelijk de naam van de hoofdverantwoordelijke voor de inhoud
van een document in in één tag 100 (als het
over een persoon gaat) of één tag 110 (als het
over een corporatie gaat). Alle andere
betrokkenen worden zoals vroeger geregistreerd
in tags 700 en/of 710. Ook in nieuwe records
wordt dit onderscheid nog niet altijd correct
gemaakt. Daarom enkele eerst enkele
referenties:
- De algemene principes en regels die je
toelaten om te beslissen of en wie er in
100/110 resp. 700/710 wordt geregistreerd
vind je op de pagina Personen en
corporaties in 100/110 of
700/710?
- Voor een aantal documenttypes zijn er
specifieke regels om het onderscheid te
maken. Deze zijn opgelijst op de pagina 100/110 of 700/710:
specifieke richtlijnen per
documenttype.
Een tip: zorg ervoor dat ook in je private templates een (leeg) veld
100 en/of 110 voorzien is. Wanneer je
dan een nieuw record maakt, is dit veld een
herinnering aan de nieuwe regel
Het importprofiel dat bepaalt hoe bij copy
cataloguing nieuwe bib records uit
externe catalogi zoals OCLC, Library of
Congress, ... worden overgenomen, werd ook
aangepast. Als er in het originele record
een 100- of 110-tag is opgenomen, wordt
deze niet langer overgezet naar een
700/710-tag maar blijft het
onderscheid bewaard.
Genres (niet meer) invoeren
Wat de invoer van genre-aanduidingen betreft,
waren er 2 aanpassingen nodig:
- Een aanpassing aan het datamodel: genre
verhuisde van tag 653 _6 $$a naar tag
655_4 $$v.
- Heel wat genres moeten/mogen niet meer
ingevoerd worden. De belangrijkste zijn:
Articles, Chapters, Periodicals, E-books,
Theses ... . Hun functie binnen het Alma
record is vervangen door de invoer van een
sleutel voor documenttype in tag 902
$$r.
Deze veranderingen zijn gedocumenteerd op de
helpdocs-pagina Een nieuwe tag voor
genres. Ook op dit vlak gaat het nog
niet altijd goed. Heel wat fouten worden
waarschijnlijk veroorzaakt door templates die
nog niet zijn aangepast. Kan je daarom de
private of shared templates die je
gebruikt op volgende punten nakijken en ervoor zorgen dat a) de tag 653 _6 $$a
vervangen is door 655 _4 $$v en b) dat
overbodige genres verwijderd worden uit je
templates.
Implementatie PrimoVE: een laatste
automatische job
Een hele reeks aanpassingen i.f.v. PrimoVE
werden op de bestaande records in Alma
doorgevoerd via automatische jobs waarmee grote aantallen records op korte tijd
kunnen aangepast worden. Er is nog 1 operatie
die moet worden uitgevoerd. In de eerste
week van de kerstvakantie zal in de
records waar dat op een veilige manier kan
de juiste tag 700 of 710 worden omgezet
naar 100 of 110.
Wat betekent "op een veilige manier"? De job
zal alleen records aanpassen waar we op basis
van eenvoudige regels met zekerheid kunnen
uitmaken welke 700/710-tag een 'promotie' naar
100/110 kan krijgen. Een paar
voorbeelden:
- Een bib record van een monografie bevat
slechts 1 tag 700 met $$e author ➤ deze tag kan veilig naar 100
- Een bib record van een monografie bevat
drie tags 700 met resp. $$e author, $$e
author of introduction en $$e translator ➤ de 700-tag met $$e author kan
veilig naar 100
- Een bib record van een artikel bevat 3
700-tags die alledrie $$e author hebben ➤ een simpele regel kan hier niet
beslissen omdat we a) niet zeker zijn dat
de auteursnamen eertijds in de correcte
volgorden werden opgenomen en b) gebleken
is dat bij het opslaan van records de
invoervolgorde van tags wel eens
verandert. In dit geval zal het record dus
onveranderd en zonder tag 100
blijven.
De impact van deze operatie op het werk van
de catalografen in LIBISnet, zal beperkt
zijn omdat zeer weinig collega's aan
het werk zijn in de periode tussen Kerstmis en
Nieuwjaar. Wat wel mogelijk is, is dat er
tijdens en in de dagen na de uitvoering
van de job vertraging optreedt bij het
publiceren van nieuwe en aangepaste
records naar Limo. In de eerste dagen
van 2023 zou het dus kunnen dat je nieuwe
records trager dan we nu gewoon zijn, in Limo
kan terugvinden.
Mooie inhoudstafels door correcte
invoer van tag 505
We gebruiken de tag 505 om de inhoud van een
document verder te duiden: in deze tag kunnen
we titels, namen van
auteurs en de precieze locatie van elk
onderdeel in het geheel opgeven. De
aanwezigheid van deze tags in records in
externe catalogi is ook een belangrijk
argument voor het gebruik van copy
cataloguing. Omdat de opbouw van
deze tags in geïmporteerde records sterk
verschilde van de records gecreëerd
volgens LIBISnet-regelwerk, liep het wel
eens mis met de weergave van deze
(veelheid aan) data in Limo.
Dat probleem is nu aangepakt: Limo kan nu
verschillende vormen van 505-tags correct
weergeven. Concreet zijn er drie
verschillende manieren waarop de metadata
van onderdelen van een document verwerkt
kunnen worden in Alma-records: twee
daarvan zijn afgestemd op de wijze waarop
505-tags 'binnenkomen' uit externe catalogi,
een derde bouwt voort op het vertrouwde
LIBISnet-regelwerk. De drie methodes zijn
beschreven op de tag-infopagina voor
tag 505.
Wat betekent dit voor de
LIBISnet-catalograaf?
- Bij het creëren van een nieuw record op
basis van een template, voeren we tags 505
(indien gewenst/gevraagd) in volgens het
LIBISnet-regelwerk. Als dit correct
gebeurt, zal de weergave in orde
zijn.
- Bij copycat kijk je best de tag(s)
505 nog even na, maar als je een
kwaliteitsvol importrecord selecteerde,
zal de 505-tag meestal in orde zijn.
- Soms wordt er ook een inhoudstafel
gekopieerd van een externe bron (bv.
webpagina van een uitgever). In dat
geval, is het erg belangrijk dat je de
opmaak van de gekopieerde tekst
minstens aanpast tot de zogenaamde
'basismethode' zodat de gegevens
in Limo helder worden weergegeven.
Niet-Westerse authority records:
specifieke regels
Niet-Westerse authority records zijn authority
records waarin de hoofdvorm (1XX $$a)
genoteerd wordt in een ander alfabet of
schrift dan het Latijnse alfabet. Het gaat dan
bv. om:
- Een authority record voor een Russische
auteur waarvan er ook werken in het
Russisch in de catalogus beschreven
worden.
- Een reekstitel in Chinese karakters.
Dergelijke authority records zijn
vanzelfsprekend geen dagelijkse kost voor de
meeste LIBISnet-catalografen. In een aantal
collecties daarentegen komen werken in het
Chinees, Japans, Russisch, Bulgaars, ... wel
vaak voor. Vooral deze catalografen willen we
herinneren aan het specifieke regelwerk
voor deze authority records dat voorziet
in een aantal afspraken over de manier
waarop de naam in origineel
schrift/alfabet maar ook transliteraties,
Westerse en andere vormen in het authority
record moeten verwerkt worden. In het
dossier rond authority records vind je de
links naar de specifieke datamodellen en
verdere info per taal.
Om deze catalografen te helpen, werd er ook een automatisering toegevoegd bij het opslaan
van authority records. Voor deze
authority records wordt het subveld 1XX $$g nu
automatisch gekopieerd naar een tag 5XX $$a
(zoals ook voorzien is in het datamodel). Het
is dus niet meer nodig om dit subveld manueel
te kopiëren wanneer je een niet-Westers
authority record creëert.
Opletten met 773 0_ $$g in
artikels
De tags 773 zijn een cruciaal element in de
bibliografische records van
tijdschriftartikels. Deze tags zorgen er voor
dat een relatie kan gelegd worden tussen het
artikel en het tijdschrift waarin het
gepubliceerd werd én dat de gegevens over de
plaats van het artikel in het tijdschrift
correct worden weergegeven in Limo. In een
afzonderlijke tag 773 0_ $$g wordt die locatie
beschreven door jaargang, jaar, nummer van het
tijdschriftnummer waarin het artikel verscheen
te noteren, samen met de pagina's waarop het
artikel is afgedrukt.
Wat daarbij erg belangrijk is (en blijkbaar
niet voor iedereen duidelijk), is dat deze
gegevens in een vaste structuur moeten
worden opgenomen: jaargang(jaar)nummer;
beginpagina-eindpagina (dus bv.
63(2019)1; p. 25-29). Enkel op deze manier
kunnen deze gegevens correct worden
weergegeven én verwerkt in de automatisch
gegenereerde citation die gebruikers
kunnen oproepen met een knop onderaan elke
Limo-beschrijving.
Moeten dus vermeden worden:
- Tekstuele toevoegingen (bv. aanduiding van
maand of volledige datum i.p.v. enkel het
jaar)
- Notaties in Romeinse cijfers. Dat gaat
inderdaad in tegen het Take what you
see-principe maar Romeinse cijfers
kunnen niet 'gelezen' worden door de citation builder.
Hoe zoek je in Alma efficiënt naar
artikels uit een tijdschrift?
Met de implementatie van PrimoVE verdween de Find component parts-functionaliteit
uit Limo. Met deze knop was het in Limo classic mogelijk om bv. vanuit een
beschrijving van een tijdschrift een
resultatenlijst met alle artikels uit dat
tijdschrift op te roepen. Deze
functionaliteit werd frequent gebruikt,
niet alleen door studenten, onderzoekers
en andere bibliotheekgebruikers maar ook
door catalografen die langs deze weg
konden nakijken welke artikels al
beschreven waren (en welke
niet).
Het is technisch niet mogelijk om deze
functionaliteit in de nieuwe Limo opnieuw ter
beschikking te stellen en daarom moet er
gezocht worden naar alternatieven. Voor de
eindgebruikers in Limo ligt dit nog iets
moeilijker en zoeken we nog naar
verbeteringen. Maar voor catalografen ligt
de oplossing in (een terugkeer naar)
Alma: op de helpdocs-pagina met het
datamodel voor artikels worden twee methodes,
geschikt voor verschillende zoekvragen,
beschreven. Klik dus door naar Artikels uit een
tijdschrift zoeken.
Tag 996 als lokale extensie
toevoegen!
Lokale extensies kan je zien als een soort
"aanhangsels" die in een Institution Zone
gekoppeld worden aan een Network Zone
bibliografisch record. Deze lokale
extensies zorgen ervoor dat het NZ record
aan de IZ in kwestie "verankerd" wordt.
Het goed functioneren van heel wat zaken
in Alma en Limo hangt af van de
aanwezigheid van minstens 1 lokale
extensie in elk bib record dat door een
Institution Zone wordt
"gebruikt".
Daarom werd er van bij de start van Alma voor
gekozen om het lokale veld 996 steeds als
lokale extensie in te voeren. Dit is
nog altijd geen algemene praktijk: nogal wat
collega's voegen deze tag nog steeds als een
"gewoon" veld aan de bibliografische records
toe. Een recente ingreep waarbij de
keuzelijstjes op de subvelden $$a
(bibliotheekcodes) en $$b (physical/online)
voor gebruik als lokale extensies werden
geoptimaliseerd en de daaropvolgende
verontruste vragen maakten dit nog eens
duidelijk.
De documentatie op libis.helpdocs.com werd
daarom aangescherpt en uitgebreid. De
relevante tag info pagina's (996 maar ook 981-983)
werden uitgewerkt maar vooral werd er een
aparte pagina gecreëerd waar je uitgebreide
informatie vind over deze lokale extensies:
wat zijn dit, wat doen ze en vooral, hoe moet
je er als catalograaf mee aan de slag. Leer er
dus meer over door volgende link te volgen: Lokale
extensies.
LIBISnet helpdesk: vragen stellen en opvolgen
Via het - hopelijk - gekende mailadres helpdesk@libisnet.be kan elke collega binnen het LIBISnet beroep doen op de expertise van de collega's bij LIBIS en de Bibliotheekdiensten van KU Leuven Bibliotheken. Om de opvolging nog vlotter te laten verlopen hebben we een aantal tips opgelijst over wat jij kan doen als 'vragensteller'. Je kan ook op elk moment een overzicht krijgen van de vragen die je eerder stelde en de antwoorden die geboden werden. Al deze informatie werd nu samengebracht op libis.helpdocs en wel hier: LIBISnet helpdesk: vragen stellen en opvolgen.