“Wij zijn bezig met het vernieuwen van ons onderwijs maar dit proces gaat bij ons zo stroperig! Er wordt veel gepraat, het kost veel tijd. Veel collega’s zijn betrokken maar hoe ga ik om met al die verschillende belangen? Zou agile werken ons hierbij kunnen helpen? Ons beroepenveld heeft al lang de weg weten te vinden naar wendbare organisaties. In sommige gevallen leren we onze studenten agile werken maar zelf passen wij dit niet toe.” (docent Hogeschool Utrecht)
Waarom agile?
Kunnen we onze onderwijsinnovatie meer agile aanpakken was de vraag van bovenstaande docent van Hogeschool Utrecht. Hoewel agile geen wondermiddel is en zeker geen doel op zich, geloven wij dat een agile aanpak goed kan werken bij de vraag of onderwijsinnovatie meer agile aangepakt kan worden. Je werkt steeds in korte sprints toe naar een ‘af’ product of dienst (of les) waarbij je ook steeds weer toetst of dit nog voldoet aan de verwachting van de afnemer (de student, werkveld). Zo organiseer je continue feedback-loops zodat je tijdig kan bijsturen en daarmee en ga je uiteindelijk sneller.
De afgelopen maanden komt het steeds vaker voor dat opleidingen bij ons komen om te vragen of we hen willen begeleiden bij ‘scrummen’. De eerste vragen die we opleidingen dan stellen zijn: wat weet je van scrum en waarom wil je agile werken? Agile is geen kunstje dat je toepast, het is een mindset. Het is een cultuur die ontwikkelingsgericht is, die uitgaat van motivatie en vertrouwen, van waarde creëren voor de gebruikers, teams die kwaliteit willen leveren en samen willen werken en leren. Het is dus belangrijk om na te gaan hoe opleidingen willen samenwerken. Een goede achterliggende motivatie om agile te gaan werken is belangrijk. We gaan in gesprek met docenten en management om het agile gedachtengoed meer te laten doorleven. Want ‘scrummen’ is meer dan het plakken van post its. Wat versta je onder Agile werken en welke methoden (bijv scrum) kan je gebruiken en wat past er bij de opleiding? Veranderen hun rollen? Wat zijn de verwachtingen? Dit helpt ervoor zorgen dat iedereen achter deze manier van werken staat en met de juiste intenties hieraan begint.
Onderwijsvernieuwing
De vraagstukken bij onderwijsvernieuwing zoals beschreven hierboven gaan bijvoorbeeld over het nieuw ontwikkelen van een (deel van) een opleiding, een nieuw onderwijsmodel of flexibele(re) leerroutes. Dit noemen we type 2 veranderingen (Boonstra, 2000). Bij dit soort veranderingen, waarbij gewerkt wordt aan vernieuwing met bijvoorbeeld een ontwerpgroep, kan een scrum aanpak goed werken.
Scrum
Scrum is één van de vele methodieken die passen binnen de agile mindset. Scrum kent haar oorsprong in de IT, maar tegenwoordig wordt het ook voor projecten buiten de IT gebruikt. De scrum aanpak kent een aantal rollen en bijeenkomsten. Vooraf organiseren we een kleine basic scrum training om daarin zaken te bespreken als rollen, het team en facilitering.
Product owner
Vaak zien we dat een projectleider vanuit de opleiding de rol van (gedelegeerd) product owner krijgt en er gewerkt wordt met een ontwikkelteam van 4 tot 8 personen. Product owner is een belangrijke rol en voor veel projectleiders ook een nieuwe rol. De product owner prioriteert wat er gedaan wordt en neemt beslissingen. Het belangrijkste is dat de product owner de belangen van de klant goed vertegenwoordigt, maar wie is in het hoger onderwijs eigenlijk de klant? Dit vragen we ook aan het team. Is het de maatschappij waaraan wij een bijdrage leveren? Is dat het beroepenveld, voor wie wij de studenten opleiden? Of zijn het de studenten die wij begeleiden? Of zijn ze het alle drie? Het belangrijkste is dat er focus komt op die klantwaarde, wie de klant ook is. Daar is de product owner verantwoordelijk voor. Door de keuzes bij één persoon te leggen, is er meer focus en zorg je er voor dat de trein dóór blijft rijden. Je verzandt niet in eindeloze discussies over wie wat belangrijk vindt en wat de uiteindelijke vervolgkeuzes zijn.
Ontwikkelteam
Om goed van start te gaan, is het cruciaal om te weten met wie je gaat werken. Met wie zit je in het team, wat zijn zijn of haar talenten en gebreken? Hoe werk je samen? Wij doen dit door gebruik te maken van Team Canvas. Dit canvas helpt het team bij het opstarten en te zorgen voor alignment rond de gezamenlijke visie van de onderwijsinnovatie. Je gaat met het team na waarom je eigenlijk start met dit project, wat wil je er mee bereiken en op welke manier gaan jullie dat doen?
Scrummaster
Een andere rol is de scrum master die het team helpt om succesvol te zijn door te faciliteren en coachen. Deze scrum master is verantwoordelijk voor het soepel doorlopen van een project. Hij begeleidt de dagelijkse stand-up meetings waarin de voortgang, de aankomende activiteiten binnen het project en problemen worden besproken en ondersteunt de scrummaster en de product owner. Nog weinig opleidingen beschikken over een eigen scrum master, hier speelt het Teaching & Learning Network van de hogeschool op in door de mogelijkheid te bieden om een scrum master te leveren.
Agile coaches
Daarnaast kunnen Agile coaches de opleidingen en instituten ondersteunen bij een (verdere) adoptie van meer wendbaar werken. Agile werken is als schaken; de regels zijn makkelijk te begrijpen, maar het spel goed spelen vergt oefening en begeleiding. Het aanleren van meer wendbaar werken zorgt voor een beweging in de gehele organisatie. Kennis van veranderkunde is daarbij essentieel in de rol van de agile coach. Bijna geen enkel team staat op zichzelf binnen organisaties. Dat betekent dat er altijd afhankelijkheden zijn waar teams rekening mee moeten houden. Een Agile Coach helpt om de informatie-uitwisseling zo in te richten dat het team optimaal productief kan zijn. Op dit niveau wordt duidelijk dat Agile meer is dan een set meetings en rollen binnen een team. De hele organisatie moet slim samenwerken om tot maximaal resultaat te komen.
Het succes van Agile werken is afhankelijk van verschillende factoren. Eén belangrijke factor is het eigen maken van de agile cultuur. Anders loop je het risico met elkaar Agile te doen zonder dat de manier van samenwerken en de omgang met uitdagingen echt Agile is. Een organisatie die echt Agile is organiseert zich rond de klant, kijkt naar de toekomst en innoveert. Dit vraagt om veel meer dan alleen “doing agile”. Being Agile gaat bovendien om een veilige werkomgeving waar vanuit vertrouwen wordt gewerkt en men continu leert en probeert. Hierdoor kunnen klantwensen worden overtroffen. Dit vraagt wat van alle medewerkers en van de organisatie-inrichting. Agile coaches zijn veranderaars en hebben ervaring met het opleiden, faciliteren en coachen van organisaties in de nieuwe manieren van Agile werken. Binnen de hogeschool werken we via het Teaching & Learning Network ook met agile coaches. De coach ondersteunt het management, de product owner en scrum master bij het agile proces rondom de onderwijsinnovatie.
Ceremonies
Bij de start van de onderwijsinnovatie zijn met het ontwikkelteam, de scrum master en de product owner een aantal ceremonies afgesproken die bij de methodiek van scrum horen. De afspraak die wordt gemaakt, is in eerste instantie bij de eerste sprints je strikt te houden aan de bijeenkomsten die scrum voorschrijft. Daarna kan worden gekeken of er goede redenen zijn om daar van af te wijken.
Iedere week wordt er met het team een Stand up gehouden. Dit doe je om allemaal betrokken te blijven bij het project. Waar staan we, hoe gaat het, wie heeft er hulp nodig? Vervolgens volgt er de sprint planning. We starten met sprints van drie weken, om na een aantal sprints te kijken of dat een fijne grote is. In de sprint planning worden alle taken die moeten worden uitgevoerd klein en behapbaar gemaakt voor het ontwikkelteam. Dit wordt ook visueel gemaakt op een bord waardoor iedereen weet wat het team aan het doen is. Deze transparantie zorgt voor overzicht. De sprint wordt afgesloten met een review. Daar laat het team zien wat het in de sprint heeft opgeleverd en kunnen stakeholders, studenten, het werkveld en andere geïnteresseerden meepraten en op de hoogte blijven waar het team mee bezig is. Door dit iedere sprint te doen, zorg je ervoor dat discussies eerder in het proces plaatsvinden. Je houdt verschillende partijen betrokken bij je innovatie en zorgt dat iedereen zich gehoord voelt.
Uiteindelijk eindig je met een retrospective in je team waarbij het team los van de inhoud reflecteert op het teamproces, hun werkwijze, en de onderlinge relaties. Dit is belangrijk, omdat het bereiken van doelen alleen mogelijk is wanneer er samengewerkt wordt. En samenwerken gaat niet altijd vanzelf. Een Agile retrospective op frequente basis zorgt ervoor dat een groep individuen transformeert tot een effectief team. Op deze manier leer je met en van elkaar. Je wordt als team steeds beter en dat bevordert het werkplezier.
Doordat de product owner goed kijkt naar de prioriteiten per sprint, zorg je ervoor dat je als team gefocust en effectief aan het werk bent. De product owner houdt zoals gezegd de focus op de klantwaarde en stelt op deze manier de sprint op. Zo bepalen bij veel opleidingen de roosters grotendeels nog het ritme van de dag, in plaats van zich aan te passen aan het gedrag van de klant (in dit geval de student). We adviseren de product owners vaak de studenten mee te laten denken, en dan als echt gebruikers te benaderen. Het voordeel van het onderwijs: onze klanten lopen gewoon bij ons in huis. Veel organisaties zullen daar jaloers op zijn, dus onze tip: maak hier gebruik van!
Onderwijsinnovatie is een complex proces, waarbij je voor het beste resultaat het liefst gebruik maakt van veel expertise. Het TLN beschikt over een poule aan experts die je als team kan inzetten. Bij elke sprint kan gekeken worden of er behoefte is om een expert in te zetten. Hierbij kan je denken aan iemand die alles weet over het inzetten van leerteams. Maar ook advies over toetsing op deze manier maak je gebruik van alle kennis die binnen de hogeschool aanwezig is. Voor meer informatie over TLN kan je mailen naar tln@hu.nl.
Vervolg
Dit is ons eerste blog van een reeks blogs over agile in het onderwijs. Ben je benieuwd naar ervaringen van opleidingen die agile werken in het onderwijs, houdt onze website dan in de gaten voor ons volgende blog!